22/06/2018

PMO, un métier support indispensable pour la conduite de projets d’envergure

Si la théorie et les méthodologies de Project Management sont développées depuis les années 1960, leur implémentation dans les entreprises reste difficile. C’est pourtant une fonction nécessaire, dans les secteurs industriels en particulier, à une époque où la réglementation et la maîtrise des coûts exigent rigueur et agilité pour livrer des projets de qualité dans les temps. L’activité de PMO (Project Management Officer) est ainsi devenu un métier à part entière. Et l’offre PMO aujourd’hui déployée par Assystem en témoigne.

 

Tous les secteurs, de la pharmacie au BTP en passant par la banque, la défense, l’énergie ou les transports, sont aujourd’hui amenés à s’appuyer sur les outils, méthodes et process du project management, notamment pour la conduite de projets complexes. Car ils vont permettre de suivre chaque étape et d’en maîtriser le bon aboutissement.

Cette nouvelle fonction, née d’une théorie élaborée à la fin des années 1950, est particulièrement centrale dans la conduite de projets industriels et d’infrastructure où la réglementation s’accentue comme les contraintes de transparence et la pression pour le respect des coûts et des délais.

Chez Assystem, le savoir-faire en la matière est monté en puissance depuis sa naissance. Pour accompagner ses grands clients dans leurs projets, le groupe a bien sûr investi et innové tout en déployant des méthodologies et outils de management de projet dans le cadre de prestations plus larges. Si jusqu’à la fin des années 2000 il a conservé cette expertise en interne, le contexte l’a conduit depuis le début des années 2010 à construire un service dédié, pour répondre à un marché où les besoins sont croissants et élargir le champ de ses prospects. D’abord testée avec l’un de ses clients historiques, EDF, l’offre PMO d’Assystem s’est consolidée ces deux dernières années avec les rachats d’Onyx Promavi, société de 50 personnes, puis, récemment, d’ECP, entreprise de 250 personnes. Au total, aujourd’hui, 350 personnes se consacrent ainsi à l’offre PMO spécifique d’Assystem, ce qui place le groupe en 2ème place du secteur en France.

Une vision dynamique et à 360° des projets

Pour Assystem, le management de projet est aujourd’hui une condition nécessaire à la conduite de projets d’envergure. Pourtant, il est souvent difficile à implémenter dans les sociétés car il exige une organisation, une transparence et un suivi élargi qui défient les environnements établis.

Le groupe a déployé ses compétences pour accompagner ses clients dans la mise en place de Project Management Office pour piloter leurs grands projets.

Au cœur du PMO, on trouve trois compétences bien connues : la gestion des délais, la gestion des coûts et la gestion des risques. Mais la valeur ajoutée va au-delà. À ce titre, le PMI, l’une des organisations internationales qui a normalisé et unifié un certain nombre de pratiques de management de projet, a identifié 9 domaines de compétences. Les trois cités donc, mais aussi la gestion de parties prenantes, des ressources humaines, des approvisionnements et de la communication, ainsi que le contrôle de l’intégration, du contenu et de la qualité. Autant de domaines qui vont réellement permettre d’avoir une vision à 360° et en temps réel d’un projet.

Typiquement, un PMO sera donc capable de répondre à la question : quel est l’avancement du projet ? Cela peut paraître basique mais lorsque les projets sont gigantesques et conduisent à faire interagir entre elles plusieurs centaines voire milliers de personnes, c’est une plus-value considérable.

Le management de projet est aussi là pour éclairer le chef de projet sur les challenges à venir. C’est une fonction support de la direction du projet. En se basant notamment sur la méthodologie EVM (Earned Value Management), elle va éclairer le chef de projet sur l’écart entre la valeur planifiée pour tel état d’avancement d’un projet et la valeur réellement dépensée par exemple. Cela permettra d’établir une simulation sur l’aboutissement du projet et de savoir, si des ajustements de coût, de qualité ou de délai sont nécessaires pour livrer le projet comme défini au départ dans le contrat.

Un métier qui s’appuie sur le savoir-faire et le savoir-être

Le PMO représente donc deux challenges majeurs. En termes de savoir-faire, il exige de structurer, de maîtriser coûts, délais et risques, de savoir jalonner et piloter une trajectoire, d’anticiper et de résoudre les problèmes et de maîtriser les outils associés. À cet égard, comme dans toute l’économie, la révolution numérique a transformé l’activité de PMO et lui a beaucoup apporté. Aujourd’hui, sur les grands projets, on manipule des quantités de données tellement importantes qu’il ne serait plus du tout envisageable de faire sans outils digitaux. Mais cela demande d’avoir des interfaces solides entre les SI des entreprises et les outils de project management. Et de plus en plus, ces derniers peuvent être utilisés de manière combinée avec des maquettes numériques de type BIM ou PLM. Demain, le Big Data pourra certainement permettre d’avoir un retour constructif sur les projets antérieurs. Même si, sur ce point, de grands progrès sont à accomplir.

Mais au-delà du savoir-faire et des compétences que l’on pourrait qualifier de « hard », en matière de maîtrise des méthodologies notamment, le management de projet représente un challenge humain. Il exige un grand savoir-être pour communiquer, donner de la visibilité, fédérer, responsabiliser et être moteur de consensus. C’est en effet au PMO d’aller à la rencontre de chaque interlocuteur ou groupe d’interlocuteurs d’un projet pour recueillir les informations clés et les challenger sur ce qui été fait et ce qui reste à faire. Savoir aller vers les gens, être ouvert à leurs sollicitations et savoir tisser son réseau d’interlocuteurs (internes ou externes) sur un projet sont donc autant de qualités nécessaires pour être un bon PMO.

Un métier très opportun pour les ingénieurs qui débutent

Le métier de PMO est donc une sorte de poste d’observation sur un projet avec beaucoup de hauteur. Il sera particulièrement compatible avec des profils dotés d’un bon esprit de synthèse et une grande ouverture aux autres.

Il s’adresse aux ingénieurs. Car il faut être capable d’aller challenger d’autres ingénieurs et experts techniques sur un projet, et donc comprendre de quoi ils parlent. Mais surtout la complexité organisationnelle des projets exige la maîtrise et la rigueur auxquelles sont formés les ingénieurs.

Cependant, on ne demandera pas à un PMO d’être un expert du nucléaire, de l’automobile ou de l’aéronautique. Des ingénieurs généralistes ont tout à fait les compétences pour faire ce métier.

Et pour les jeunes candidats qui démarrent leur carrière professionnelle, ce métier concentre de nombreuses opportunités. Ils ont en effet la possibilité d’aller sur des missions dans des secteurs industriels très différents. Ce qui représente une grande richesse. Ainsi faisant, les jeunes collaborateurs explorent les secteurs, leurs métiers et leurs particularités de l’intérieur et peuvent, après 3 ou 5 ans, choisir de se spécialiser et d’orienter leur carrière dans un secteur précis en toute connaissance de cause. Le métier de PMO peut donc contribuer à construire des vocations sans enfermer de jeunes ingénieurs dès le début de leur carrière.

Il y a 20 ans, on trouvait certes des planificateurs, des cost contrôleurs, des risk managers, mais ces fonctions n’étaient pas coordonnées entre elles. Aujourd’hui, le PMO a intégré et fédéré un ensemble de compétences très recherchées. C’est devenu une discipline à part entière des métiers de l’ingénierie, au même titre que les ingénieurs de sûreté ou les ingénieurs en génie civil.

 

Gérard Rousseau
Publié par :
Gérard Rousseau
SVP Project Management

Assystem

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